ビジネスマナー(メール編) 

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メールのマナーを知らない方が結構多いもので、友達に送る感覚でビジネスメールを送り相手を呆れられることも

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署名|基本編

署名はメール上で名刺と同じ役割を果たしています。

特に、メールをビジネスで使う際には、会社名、部署、役職、氏名、郵便番号、住所、電話番号、ファックス番号、メールアドレス、URLなど、名刺と同程度の情報を記載することが礼儀です。



また、署名に名刺と同程度の情報が書かれていれば、面識のない相手には簡単なプロフィールが伝わり、信頼感が増すというメリットもあります。

相手が、メール以外の方法で連絡したいと思った際にも、連絡先を調べる手間が省けます。

また、社外、社内で署名を使い分ければ、相手にさらに丁寧な印象を与えることができます。

同じ会社同士のメールでは、名刺と同等の情報をすべて記載する必要はありません。

その代り、部署や役職など組織変更の影響を受けやすい情報や、頻繁に使う内線番号を書いておくと親切です。

一方、社外の場合は、名刺と同程度の情報をすべて記載します。

また、Webサイトへのリンクを記載すれば、「名刺+α」の情報発信も可能です。

さらに、社外向けの署名をきめ細かく使い分けることもできます。

たとえば、初対面の相手向け、すでにつきあいのあるお客様やビジネスパートナー向けの2種類を用意するとよいでしょう。

初対面の人向けの署名には、自己紹介を兼ねて、肩書や会社名、住所など、名刺と同等の基本情報を記載し、さらに、商品やサービスに興味を持っていると思われる相手に対しては、自社のWebサイトのURLもつけます。

なお、署名に自社サイトのURLを乗せている人のほとんどが、リンク先をトップページにしているようです。

しかし、特定の商品や情報を知ってほしい場合は、その紹介ページにリンクを張ったほうが効果的でしょう。

一方、つきあいの長いお客様や親しいビジネスパートナーに送信するメールの署名は、書類やメルマガの案内など、すでに伝えてある情報は省略し、代りに自分の近況を付け加えます。

この場合の近況は、ビジネスに関連した話題だけでなく、趣味の話などでもよいでしょう。

なお、会社としての署名のルールやマナーを決めることも必要です。

普通の会社員がビジネスで成功して億万長者になる7つの法則
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基本編
転送
CC
添付ファイル
名乗り
署名
件名・送信者名
敬称
本文の体裁
機能編
応用編
ビジネスメールの実態
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