ビジネスマナー(メール編) 

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メールのマナーを知らない方が結構多いもので、友達に送る感覚でビジネスメールを送り相手を呆れられることも

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件名・送信者名|基本編

件名の記入欄は、スペースが狭く、文字数も限られているため、適当に入力している人が少なくありません。

中には、件名を入力しないで送信する人もいるほどです。



しかし、件名は、メールが開封されるかどうかの重要な役割を担っています。

そこで、本文を読む前に「何の用件か」がわかり、「読まなくては」と思われる、メールの主旨が伝わる件名を入力することが理想的です。

また、件名には「用件を明確に、具体的に」表現することが重要です。

以下は、その際に心がけたいポイントです。

@「何」の用件か

「○○の見積書」、「○○のアポイント」など、案件名や商品名など、固有のキーワードを入れ、ひと目見ただけで用件がイメージできる件名をつけることが重要です。

また、常に同じキーワードを使うと、メールを整理しやすく、検索もしやすくなります。

A「いつ」の用件か

「○月○日」、「第○回」、「No.○」など、期日、回数、号数などの数字を入れることで、いつの用件を指しているのかが明確になります。

メールを時系列で整理でき、履歴が活用しやすくなるメリットもあります。

B「どうしてほしい」のか、「どうしたい」のか

メールを読んだ後に求める行動を明記すれば、読み手も対応しやすくなります。

たとえば、「〜のお願い」「〜のご依頼」「〜のお礼」「〜のご確認」などです。

しかし、具体的にしすぎると、件名が長くなってしまいます。

表示できる文字数はメールソフトによって異なりますが、20文字程度を目安に、なるべく重要なキーワードを前に配置するとよいでしょう。



次は、送信者名についてです。

自分が送ったメールの送信者名が相手のパソコンにどのように表示されるかは、自分あてにメールを送信してみることで確認することができます。

送信者名が持つ役割は、どこの誰から送られたメールかを正しく伝えることです。

しかし、多くのメールは送信者名の情報が不十分です。

たとえば、アドレスがそのまま掲載されていたり、英語表記だったり、姓のみで名がなかったり、中にはイニシャルやニックネームの場合もあります。

プライベートメールなら、送信者名は好きなように設定しても問題ありませんが、ビジネスメールの場合には、ビジネスを円滑に進めるためのツールであることを前提に考える必要があります。

具体的には、「○○○○(○○○○株式会社)」のように「氏名+(会社名)」にするとよいでしょう。

また、件名に会社名と名前も入力するとより親切です。

名刺交換をした時点で、相手は自分の「名前」、「会社名」を認識しています。

その情報をメールボックスの件名または送信者名に表示させることで、優先的に開封してもらえるようになります。

なお、最近では予約確認メールや登録通知メールなど、事務的なメールを受け取る機会が増えています。

このような事務的なメールは読む気が起こらないものですが、実は重要なことが書かれている場合も多いので注意が必要です。

普通の会社員がビジネスで成功して億万長者になる7つの法則
TOP
基本編
転送
CC
添付ファイル
名乗り
署名
件名・送信者名
敬称
本文の体裁
機能編
応用編
ビジネスメールの実態
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