ビジネスマナー(メール編) 

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メールのマナーを知らない方が結構多いもので、友達に送る感覚でビジネスメールを送り相手を呆れられることも

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本文の体裁|基本編

メールは文字だけで情報を伝えなくてはならないので、本文の体裁が重要です。

相手が読みやすいレイアウトで書く必要があります。



メールを読みやすくするためのポイントは次の4つです。

@適度に行間を空ける

行間が空いていないメールは読みにくいものです。

パソコンの画面上に表示される文字は、新聞や書籍など、紙に印刷された文字を追うよりも目に負担がかかります。

しかも、メールが文字ばかりで埋め尽くされていると、その疲れはさらに大きくなります。

そこで、適宜空白の改行を入れるようにするとよいでしょう。

具体的には、意味のまとまりごとに、1行の空白を入れるようにします。

2〜3行に1行の空白を入れることを目安にするとよいでしょう。

これだけで、全体的にすっきりとしたレイアウトになり、読みやすくなります。

A1行の文字数を多くしすぎない

読み手がスムーズに読めるメールは、目線を上から下へと縦方向に動かして文字を追えるレイアウトです。

しかし、1行の文字数が多すぎると、左から右への横方向の目線の動きも必要となります。

これが「読みづらい」と感じる原因となるのです。

一方、メールソフトによっては、1行の文字数が長くなると、強制的に改行されるものがありますが、書き手が意図しない場所での改行は、読みづらい原因のひとつになります。

そこで、強制的な改行が入らないように、適切な位置で改行することも重要です。

一般的には、25〜35文字程度で改行するようにするとよいでしょう。

返信の場合は、行頭に「>」の記号がつくことも考慮して、25文字程度を目安に改行すると、読み手が読みやすいレイアウトになります。


B読点を適量に入れる

読点(「、」)が不足している文章は読みにくいものです。

特にメールの場合は、意識的に読点で区切りを入れることで、読みやすくなります。

しかし、読点が多すぎるメールも読みにくいので、適量を心がけるようにします。

読点を挿入する位置は、メールの文章を音読すれば判断しやすく、自然にリズムが途切れる個所が、読点を挿入する適切な位置です。

C記号・罫線を活用する

日時、場所など、メールで複数の用件をまとめて伝える場合は、情報をできる限り整理する必要があります。

その際に、記号や罫線を使用して見出しを作るなど、視覚的なアクセントをつけると、レイアウト全体にメリハリが生まれ、読みやすくなります。

しかし、記号や罫線も多すぎると読みにくくなります。

また、記号を使用する場合は、ビジネスに適した記号を選ぶようにします。

見出しの数が多い場合は、記号の代わりに「(1)(2)」、「(A)(B)」などを使用すると読みやすくなります。

ただし、この場合、機種依存文字の使用は避けるようにします。

改行の少ないメールを書く人は、士業、コンサルタント、外資系の方に多い傾向があるようです。

メールは読むものではなく、見るものという考え方もできます。

そこで、繰り返し読まなくては理解できない内容は、メールには向いていないといえます。

複雑な内容は、電話や対面で伝えるほうがトラブルを避けられる場合もあります。

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