ビジネスマナー(メール編) 

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メールのマナーを知らない方が結構多いもので、友達に送る感覚でビジネスメールを送り相手を呆れられることも

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データ形式|機能編

メールのデータ形式には、HTML形式とテキスト形式とがあります。

HTML形式のメールは、Webページを記述するための言語「HTML」を使った形式のメールのことで、メールソフトによっては「リッチテキスト形式」と呼ばれることもあります。



HTML形式のメールは、文字の大きさや色、フォントの種類などを指定して、文字を装飾することができます。

たとえば、メールの本文中に図や画像、音声データを貼りつけたり、背景に模様や色をつけることも可能です。

最近、Webページのようなメルマガをよく見かけますが、これもHTML形式で作成されています。

HTML形式のメールは、デザイン性に優れ、Webサイトに読者を誘導しやすいことから注目を集めています。

しかし、これを読むためには、この形式に対応したメールソフトが必要になります。

マイクロソフトのOutlookなど、多くのメールソフトはHMTL形式に対応していますが、非対応のメールソフトを使用している人もいます。

相手側のメールソフトが対応していなければ、指定した文字の大きさや色、フォントの種類などは反映されません。

また、貼りつけた画像も正しく表示されません。

この場合、相手にはテキストの文字情報のみが伝わり、装飾が削除されるので、誤読やトラブルにつながる可能性があります。

一方、テキスト形式のメールとは、文字だけの情報でやり取りする形式のメールです。

文字の大きさや色、フォントの種類などを指定することはできません。

また、メールの本文中に図や画像を挿入することもできません。

しかし、Wordなどで作成した装飾入りの文書ファイルや、画像そのものは添付ファイルとして送信することは可能です。

また、WebサイトのURLやメールアドレスを記載した場合は、リンクではなく通常の文字で表示されます。

ただし、Gmailなどテキスト形式のメールの場合でも、WebサイトのURLやメールアドレスがリンクとして表示されるものもあります。

文字だけで構成されるテキスト形式のメールは、HTML形式に比べると軽量なので、サイズの小さなメールを作成できるというメリットがあります。

また、テキスト形式でメールを作成すれば、受信者は環境を選ばずに読むことが可能です。

さらに、ウイルスが埋め込まれる危険性も低く、すべてのメールソフトで取り扱うことができます。

そのためメルマガではテキスト形式のメールが多くなっています。

会社の規定で、HTML形式のメールが基本設定になっているケースもありますが、その場合は、社外に対してはHMTL特有のフォントの種類、サイズ、色などの装飾を使用しないでメールを送信するとよいでしょう。

また、HTML形式のメールを携帯電話で受信すると、装飾はすべてなくなり、黒字だけが残ります。

それを考えると、メールはテキスト形式にするほうがよいでしょう。

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