ビジネスマナー(メール編) 

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メールのマナーを知らない方が結構多いもので、友達に送る感覚でビジネスメールを送り相手を呆れられることも

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本文の表現|応用編

実際に会うといい人なのに、メールの文章を読むと、とても感じの悪い印象を受ける人がいます。



以下のメールは、実際に見積を依頼した取引先の担当者から送られてきたものです。

○○のお見積りをお送りしますのでご確認ください。
もしご不明点があれば、明日の午前中会議ですので、
午後一でお電話をいただくか、メールでご連絡ください。
急ぎの対応が必要な場合は、社内調整が必要ですのでご理解ください。
よろしくお願いします。
以上 

この文章からは、突き放されているような印象を受けます。

まず、「もしご不明点があれば、明日の午前中会議ですので、午後一でお電話をいただくか、メールでご連絡ください。」という対応は正しくありません。

確認が必要な場合は、お客様を動かすのではなく、自分から連絡をするのがビジネスマナーです。

次に、「急ぎの対応が必要な場合は、社内調整が必要ですのでご理解ください。よろしくお願いします。」という表現は、お客様への配慮より自社の都合を優先した表現なので、相手に誤解を与えがちです。

さらに、末尾の「以上」も、一方的にコミュニケーションを打ち切るような冷たい印象を与えています。

では、どのようなメールを書くべきだったのでしょうか。以下は、気配りのきいた好印象を与えるメールの例です。

○○のお見積り依頼ありがとうございます。
早々お送りいたしますのでご確認ください。
なお、明日の午前中は会議のため身動きがとれません。
お待たせしてしまい誠に恐縮ですが、
13時以降にこちらからお電話させていただきます。
急ぎの対応をご希望の際も、
社内調整ののち、迅速に対応いたしますので、
お気軽にご相談ください。
よろしくお願いいたします。

書かれている情報自体はまったく同じですが、文章から受ける印象がまったく異なります。

つまり、同じことを伝える場合でも、表現の仕方はいろいろあるのです。



以下も、突き放されているような印象を与える文章の例です。

「製品○○は無償修理可能か」というお問い合わせについて

保証期間は○月○日で切れているので、無償で修理することはできません。
不具合の状況によっては、負担の少ない方法を提示可能ですが、
現時点ではお答えできません。
いずれにしても、まずは状態の詳細をご連絡いただいたほうが、
よろしいかと思いますのでよろしくお願いします。

「保証期間が過ぎているために無償で修理することができない」と知らせることは間違ってはいません。

しかし、代替案の提示の仕方が冷たい印象を与えています。

また、「〜できません。」「よろしいかと思いますのでよろしくお願いします。」といった断定的な言い方も、相手に不安を与えます。

メールを書く際には、受け取る人のことを思い浮かべ、相手に不快な思いをさせないようにすることが重要です。

一方、メールに「取り急ぎ」という表現を頻繁に使用する人がよくいます。

しかし、この「取り急ぎ」という言葉は、便利なように見えて、実は相手を不快にさせたり、仕事の進め方が下手な人だと判断されてしまう危険性を秘めているのです。

そこで、親しいお客様や気心の知れた上司、仲のよい同僚など以外には使わないほうがよいでしょう。

社内であっても、失礼だと思われてしまうこともある、難しい表現なのです。

「取り急ぎ」はもともと手紙用語で、結びを簡略した言葉です。

「時間がないので丁寧に書けません」ということを暗に示しているので、敬意が感じられない表現に思われる場合もあります。

しかし、「取り急ぎ」と書いてよいシチュエーションもあります。

至急返信することで、相手の安心感を与える場合です。

たとえば、依頼した見積書がメールの添付で届いた場合などは、まず「メールを受け取ったこと、検討してまた連絡すること」を伝え、「取り急ぎ」で締めることで、相手に安心感を与えます。

その後、「先日のお見積りを検討した結果」と詳しい状況を連絡すれば、仕事も円滑に進みます。

「取り急ぎ」という表現は、相手がメールを届いたか確認したい場合や、至急返信が欲しいと考えている場合に限り意味を持つのです。

相手の状況や感情を判断することができない場合は、「取り急ぎ」に代わる表現として、「まずは、確認のみの連絡になります。よろしくお願いいたします」、または、「用件のみで失礼いたします」などを使うとよいでしょう。

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