ビジネスマナー(メール編) 

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メールのマナーを知らない方が結構多いもので、友達に送る感覚でビジネスメールを送り相手を呆れられることも

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注意しなくてはいけないメールのマナー|ビジネスメールの実態

ビジネスメールを書く際には、相手の名前を書く、名乗る、署名をつけるなどは最低限の礼儀といえるでしょう。



また、年下の人から目上の人へのメールで、「期待しています」「頑張ってください」などと書かれているケースをたまに見かけます。

「頑張ってください」は、「頑張れ」の丁寧語ではありますが、人によっては見下されているように感じる表現でもあります。

そこで、目上の人には使わないほうが賢明でしょう。

もしも、「頑張ってください」という気持ちを伝えたいのであれば、「ご活躍をお祈りします」のほうが無難な表現といえるでしょう。

「〜してください」という言葉にも注意が必要です。

命令されているように感じたり、事務的な感じがして、不愉快になる人もいるからです。

そこで、「〜してくださいませんか。」と表現するほうがよいでしょう。

受け取ったメールに直接返信をする形をとったことにより、件名が付け直されていないメールも多いようです。

しかし、件名はメールの顔といえます。そこで、本文に合った件名をつけることが基本です。

返信ボタンを押す前に、件名と本文が合っているかを確認する習慣をつける必要があります。

メールの件名だけに短いメッセージが書かれ、本文のないメールを送信する人もたまにいるようです。

件名で用件が伝われば本文は必要ないという考え方なのかもしれませんが、迷惑フィルターの設置で、件名もしくは本文に文字がない場合は削除するように設定している人もいます。

そのため相手によっては、本文のないメールは届かない可能性もあります。

メールを送る際には、自分のルールを相手に押し付けない配慮が必要です。



TO、CC、BCCの使い方にも注意が必要です。

一般的には、BCCを使用するときは、「こっそり知らせます」という意味を込めたり、誰がメールを受信しているかを知らせたくない場合が多いようです。

そのためBCCで受信した人は、送信者があえてBCCを使用した事情や理由を理解する人があります。

当然、自分がBCCで受信したことを、TOやCCの人に知らせてしまうと、送信者に迷惑がかかるので、絶対に避けなくてはいけません。

たとえば、AさんがTOにBさん、CCにCさん、BCCにDさんのアドレスを入れたとします。

そのとき、BCCのDさんが「全員に送信」ボタンを押したら次のようになります。

差出人:D
あて先(TO):A
CC:B、C

つまり、DさんはBCCメールをAさんから受信したことを、BさんとCさんに知らせてしまうことになるのです。

一方、BCCのつもりでCCメールをたくさんの人に一斉に送信したら、もっと大変なことになります。

CCに入っている人たちはそれぞれ面識のない人です。

その人たちに、CCに入っている人全員のメールアドレスを公表してしまうことになります。

これは立派な個人情報の漏えいです。

このようなミスを犯してしまうと、「あの会社はうちの会社の情報を流しているかもしれない」と思われても仕方ありません。

万一、このようなミスを犯してしまった場合は、まず、メールで謝罪してから、1件1件電話をして謝罪したほうがよいでしょう。

場合によっては、電話ではなく対面で謝罪したほうがよい場合もあります。

添付ファイルメールにも注意が必要です。

ファイルにパスワードをかけて添付する場合は、パスワードをファイルといっしょに送信してはいけません。

第三者がパソコンをのぞき込んでメールを見てしまったり、パソコンを紛失したり、他人のパソコンを借りた際にログアウトをするのを忘れたりするなど、第三者にファイルを開かれてしまう危険があるからです。

パスワードはメールで別送するよりも、できれば電話で伝えるほうがより安全でしょう。

添付したいファイルが5つ以上ある場合は、ZIP形式などで圧縮して1つのフォルダーにまとめて添付する配慮が必要です。

1つのフォルダーにまとまっていれば、1回のダウンロードで済みますが、個別にファイルを添付すると、それらのひとつひとつを選択してダウンロードしなくてはなりません。

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